politique de confidentialité
Les renseignements personnels des missionnaires, des bénévoles, des missionnaires d’été, des campeurs, etc. demeureront confidentiels au sein de la mission et ne seront pas non plus communiqués à des tiers. Tout renseignement personnel recueilli servira aux fins prévues.
La portée de cette politique
La Politique de confidentialité de One Hope Canada s’applique à tout individu duquel des renseignements personnels ont été recueillis, quelle qu’en soit la raison.
Procédures
Les renseignements personnels ne seront recueillis qu’avec le consentement éclairé de l’individu (ou, dans le cas d’un mineur, de son parent ou tuteur légal).
Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour l’accomplissement du but énoncé, après quoi ils seront détruits.
Les renseignements personnels ne devront être utilisés et divulgués que conformément à la raison (ou aux raisons) indiquée(s) à l’individu au moment de leur collecte. Un nouveau consentement doit être obtenu pour de nouvelles utilisations.
Sauf dans la mesure où la loi l’exige, les renseignements personnels ne peuvent être divulgués à un tiers sans le consentement de l’individu.
Les listes d’envoi (ou des segments de ces dernières) ne peuvent être vendues à, échangées, données ou partagées avec toute autre organisation ou tout autre individu.
Lorsque des renseignements personnels qui existaient sur papier sont détruits, ils le seront par moyen de déchiquetage ou d’incinération.
Les renseignements personnels ne peuvent être divulgués aux églises, aux collèges, à des entreprises ou à toute autre organisation sans l’autorisation expresse écrite de l’individu ou, dans le cas d’un mineur, de son parent ou tuteur légal.
Les renseignements seront tenus à jour, complets et exacts.
La protection des renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation non autorisée, la copie, l’utilisation, ou la modification doit être faite avec le plus grand soin. Les classeurs, les tiroirs et tout autre endroit où sont entreposés les renseignements doivent être verrouillés ne doivent être accessibles qu’au personnel autorisé. Les clés USB et autres doivent être placés sous clé. Lorsque sauvegardés sur le disque dur d’un ordinateur, les renseignements personnels doivent être protégés par mot de passe.
Un registre doit être rattaché à chaque dossier contenant des renseignements personnels ; lorsqu’un tel dossier est ouvert, tout renseignement divulgué, à qui il a été divulgué ainsi que le pourquoi doit être consigné dans le registre.
Tout individu, sur demande écrite, a droit à un accès facile et raisonnable à ses renseignements personnels.
Toute plainte reçue concernant le traitement des renseignements personnels par One Hope Canada est transférée au Centre de ressources du ministère.
Tout membre du personnel de One Hope Canada doit être avisé de la Loi sur la protection de la vie privée et recevoir une formation appropriée sur la question de protection des renseignements personnels et sur leur part de responsabilité en vertu de la Politique de confidentialité de One Hope Canada.